"Cerivo gør kompleks compliance lettere at arbejde med."

Compliance er komplekst. Det behøver arbejdet med det ikke at være.

For Blue Water Shipping begyndte det med et behov for en mere struktureret tilgang til GDPR-dokumentation. Siden har det udviklet sig til en bredere måde at arbejde med compliance, informationssikkerhed og risikostyring på.

I dag hjælper Cerivo Blue Water Shipping med at skabe struktur i compliance-arbejdet, dokumentere kontroller i forbindelse med ISO 27001 og omsætte komplekse risici til klare, visuelle indsigter, der er lettere at kommunikere på tværs af organisationen.

For Thorsten Kranz, Global Director Business Ethics and Compliance hos Blue Water Shipping, er en af Cerivos største styrker evnen til at gøre komplekst compliance-arbejde mere håndterbart.

“Compliance er komplekst i sin natur. Cerivo hjælper os med at bringe kompleksiteten ned på et niveau, hvor vi rent faktisk kan arbejde med den – og kommunikere den til resten af organisationen.”

Thorsten Kranz

Global Director Business Ethics and Compliance at Blue Water Shipping

Mere struktur i compliance-arbejdet

Blue Water Shipping begyndte oprindeligt at bruge Cerivo, fordi virksomheden havde brug for et mere struktureret system til at dokumentere sine compliance-aktiviteter – særligt inden for GDPR og databeskyttelse.

Med tiden opdagede virksomheden, at platformen kunne understøtte langt mere end det oprindelige behov.

I dag bruger Blue Water Shipping Cerivo inden for tre centrale områder: dokumentation af databeskyttelse, kontroller relateret til virksomhedens Information Security Management System (ISMS), og risikostyring.

I takt med at brugen af platformen har udviklet sig, er Cerivo blevet en måde at skabe struktur på tværs af flere områder af Blue Water Shippings compliance-arbejde.

Stærkere compliance gennem bedre dokumentation

For Thorsten er en af de tydeligste fordele ved Cerivo muligheden for at dokumentere det compliance-arbejde, Blue Water Shipping allerede udfører.

En struktureret ramme for dokumentation gør det lettere at vise, hvilke aktiviteter og kontroller der er gennemført, frem for blot at være afhængig af, at organisationen ved, at arbejdet er blevet udført.

Muligheden for at dokumentere arbejdet bidrager samtidig til at styrke modenheden i Blue Water Shippings samlede compliance-program.

“Det styrker modenheden i jeres compliance-arbejde, fordi I rent faktisk kan dokumentere, hvad I gør.”

Thorsten Kranz

Global Director Business Ethics and Compliance at Blue Water Shipping

For Blue Water Shipping er dokumentation derfor ikke blot en administrativ opgave. Det er en vigtig del af at kunne vise, hvordan organisationen arbejder med compliance.

Thorsten fremhæver også betydningen af dokumentation, når det handler om at reducere risikoen for regulatoriske udfordringer som følge af utilstrækkelig dokumentation.

Gør risici lettere at forstå

Et område, hvor Blue Water Shipping fandt en værdi, de ikke oprindeligt havde forventet, var Cerivos risikomodul.

Teamet begyndte at bruge modulet til at registrere risici, tilføje risikobegrænsende tiltag og visualisere resultaterne. De opdagede hurtigt, at den visuelle tilgang gjorde det lettere at kommunikere risici til kolleger, der ikke arbejder med risikostyring til daglig.

Da teamet præsenterede dashboardet for Blue Water Shippings Risk Committee, blev værdien tydelig.

"Dashboardet gør risici utrolig nemme at forklare. Alle forstår grøn, gul og rød. Det giver ledelsen et øjeblikkeligt overblik over, hvor vi bør fokusere vores opmærksomhed."

Thorsten Kranz

Global Director Business Ethics and compliance at Blue Water Shipping

Det visuelle overblik gør det enkelt for teamet at identificere de risici, der kræver mest opmærksomhed, og bringe prioriteterne ind i dialogen med ledelsen.

“Man kan meget hurtigt vise de tre vigtigste og sige: Det er dem her, vi skal sætte os ned og se nærmere på.”

Thorsten Kranz

Global Director Business Ethics and Compliance at Blue Water Shipping

For Blue Water Shipping betyder det, at kompleks risikoinformation bliver lettere at forstå, drøfte og handle på.

Cerivos rolle i Blue Water Shippings ISO 27001-certificering

Værdien af struktureret dokumentation blev særligt tydelig i Blue Water Shippings arbejde med ISO 27001.

Cerivo bruges til at dokumentere de kontroller, der er knyttet til virksomhedens Information Security Management System. Det giver Blue Water Shipping en struktureret måde at dokumentere arbejdet på gennem certificeringsprocessen.

Ifølge Thorsten blev værdien også tydelig i forbindelse med virksomhedens ISO 27001-certificering.

"En af grundene til, at vi opnåede vores ISO 27001-certificering, var vores evne til at dokumentere vores kontroller i Cerivo. Auditorerne kunne ganske enkelt åbne en kontrol, gennemgå dokumentationen og gå videre til den næste."

Thorsten Kranz

Global Director Business Ethics and Compliance at Blue Water Shipping

Den strukturerede dokumentation gjorde det enkelt for auditoren at gennemgå de relevante kontroller og den tilhørende dokumentation.

Som Thorsten beskriver det, kunne auditoren åbne en kontrol, se dokumentationen og verificere, at den var på plads.

“De kunne ganske enkelt gå ind og se: Kontrol nummer ét – dokumentationen er der. Færdig. Tjek. Videre.”

Thorsten Kranz

Global Director Business Ethics and Compliance at Blue Water Shipping

Det er et konkret eksempel på, hvordan struktur i compliance-arbejdet ikke kun gør det lettere at håndtere internt, men også at dokumentere eksternt, når det gælder.

En platform udviklet gennem tæt samarbejde

Blue Water Shippings brug af Cerivo har udviklet sig markant siden begyndelsen, og den løbende dialog med Cerivo-teamet har været en vigtig del af rejsen.

Gennem årene har Thorsten delt idéer, behov og feedback direkte med teamet bag platformen og set produktet udvikle sig løbende.

For Thorsten har det været en vigtig del af samarbejdet at blive hørt og have nem adgang til menneskene bag Cerivo.

“Man kan ringe. Man kan skrive. Problemet bliver måske ikke løst her og nu, men man ved, at der bliver lyttet.”

Thorsten Kranz

Global Director Business Ethics and Compliance at Blue Water Shipping

Den løbende dialog har hjulpet Blue Water Shipping med at finde nye måder at bruge Cerivo på, i takt med at virksomhedens compliance-program har udviklet sig.

Det, der begyndte som et behov for mere struktureret dokumentation, har gradvist bredt sig til andre områder, efterhånden som organisationen har fundet flere måder at bruge platformen på.

Gør kompleks compliance håndterbar

For Blue Water Shipping ligger værdien af Cerivo ikke i én enkelt funktion.

Det er kombinationen af at skabe struktur i dokumentationen, gøre risici lettere at forstå, understøtte arbejdet med ISO 27001 og tilbyde en platform, som flere dele af organisationen kan bruge, efterhånden som compliance-behovene udvikler sig.

Det, der begyndte som et behov for mere struktureret GDPR-dokumentation, er blevet til en bredere måde for Blue Water Shipping at arbejde med compliance, informationssikkerhed og risikostyring på.

Gennem hele rejsen har den grundlæggende værdi været den samme: at gøre komplekst compliance-arbejde lettere at strukturere, dokumentere, forstå og kommunikere.

‍

‍