“Vi får både platformen og den rådgivning, vi har tillid til, når vi skal håndtere compliance på tvæ

Sådan samler Matas Group GDPR-arbejdet på tværs af fire nordiske markeder med Cerivo

Ansvarlig håndtering af personoplysninger er afgørende for en detailkoncern, der bygger på kunderelationer og tillid. Men det kræver de rette processer, ressourcer og kompetencer at sikre en ensartet tilgang til GDPR på tværs af fire lande.

Efter opkøbet af KICKS Group i 2023 har Matas Group arbejdet på at skabe større sammenhæng i databeskyttelsesarbejdet i Danmark, Sverige, Norge og Finland.

Matas Group har samarbejdet med Cerivo siden 2020 og havde derfor allerede en etableret compliancepartner til at understøtte denne næste fase.

I dag hjælper Cerivos GRC-løsning og Managed Services – Cerivos juridiske eksperter – med at koordinere GDPR-aktiviteter, udarbejde dokumentation og understøtte det løbende arbejde med at skabe en mere ensartet tilgang til databeskyttelse på tværs af Matas og KICKS.

For Sille Sophie Lauridsen, Senior Legal Counsel hos Matas Group, giver samarbejdet mere end blot software. Hun får adgang til specialister, der koordinerer complianceaktiviteter, udarbejder dokumentation og rådgiver hende. Det frigør tid til de juridiske og forretningsmæssige opgaver, der kræver hendes ekspertise.

“Cerivo har hjulpet os med at strømline GDPR-processerne på tværs af Matas og KICKS. De skaber struktur, bevarer overblikket og hjælper os med at identificere de næste skridt i arbejdet med at tilpasse vores arbejdsgange.”

Sille Sophie Lauridsen

Senior Legal Counsel hos Matas Group

Én juridisk specialist, fire nordiske markeder

Som Senior Legal Counsel hos Matas Group har Sille ansvaret for databeskyttelse og AI-compliance på tværs af koncernen.

Hendes rolle omfatter at føre tilsyn med GDPR-compliance, rådgive forretningen og balancere lovgivningens krav med behovene i en innovativ detailvirksomhed.

Med omfattende kundeloyalitetsprogrammer og behandling af personoplysninger på tværs af forskellige forretningsfunktioner er stærke databeskyttelsespraksisser afgørende for at bevare kundernes tillid.

Efter opkøbet af KICKS har en vigtig prioritet været at bygge videre på Matas’ etablerede GDPR-praksis og skabe større sammenhæng på tværs af koncernen.

Men koordinering af compliance på tværs af fire lande indebærer forskellige systemer, processer og nationale lovkrav.

Med ansvaret for databeskyttelse og AI-compliance hos Matas Group får Sille gavn af Cerivos koordinering og specialistviden, som hjælper med at fastholde fremdriften, uden at hun selv skal organisere hver eneste aktivitet.

Et samarbejde, der begyndte i 2020

Matas Group og Cerivo har samarbejdet om GDPR-compliance siden 2020.

Da Matas opkøbte KICKS, var det derfor naturligt at udvide det eksisterende samarbejde til at understøtte koncernens aktiviteter i hele Norden.

En af Silles prioriteter har været at gennemgå politikker og procedurer på tværs af Matas og KICKS, identificere hvilke arbejdsgange der kan være fælles, og vurdere hvor dokumentationen skal afspejle nationale krav.

Cerivo fungerer som både projektledelsesressource og sparringspartner ved at gennemgå eksisterende dokumentation, udarbejde opdateringer og koordinere input fra relevante afdelinger.

Derefter gennemgår og tilpasser Sille dokumentationen med rådgivning fra Cerivo, inden hun sammen med de relevante teams arbejder på at implementere den i organisationen.

“Det er rigtig godt at have platformen, men adgangen til specialister er mindst lige så værdifuld. Som den, der har ansvaret for databeskyttelse på tværs af Matas Group, er det værdifuldt for mig at have nogen med samme faglige ekspertise at sparre med.”

Sille Sophie Lauridsen

Senior Legal Counsel hos Matas Group

Sammen identificerer Sille og Cerivo muligheder for at skabe større sammenhæng mellem de eksisterende GDPR-processer i Matas og KICKS, samtidig med at de tager hensyn til de enkelte virksomheders behov.

Managed Services, der frigør tid til forretningen

Matas Group bruger også Cerivos Managed Services til tilbagevendende GDPR-aktiviteter, herunder fortegnelser over behandlingsaktiviteter (RoPA), tilsyn med databehandlere (Data Processor Oversight) samt GDPR-politikker og -procedurer.

Cerivos specialister koordinerer RoPA-workshops, indsamler oplysninger, udarbejder dokumentation og følger op på databehandlere og deres databehandleraftaler.

I stedet for selv at organisere møder, indsamle opdateringer og koordinere hver eneste opfølgning kan Sille overlade en stor del af det praktiske arbejde til Cerivo, mens hun bevarer overblikket og bidrager med input.

“Når jeg ved, at Cerivo tager sig af koordinering, dokumentation og opfølgning, får jeg mere tid til at fokusere på de juridiske og forretningsmæssige prioriteter, der kræver min opmærksomhed.”

Sille Sophie Lauridsen

Senior Legal Counsel hos Matas Group

Større sammenhæng med respekt for lokale krav

At skabe større sammenhæng i GDPR-arbejdet på tværs af Matas og KICKS kræver en balance mellem fælles praksis i koncernen og lokale krav.

Selvom GDPR udgør en fælles ramme, kan national lovgivning og eksisterende forretningsprocesser variere mellem Danmark, Sverige, Norge og Finland.

Cerivo hjælper med at udarbejde politikker, procedurer og fortegnelser over behandlingsaktiviteter, mens Sille gennemgår og tilpasser dokumentationen, inden hun arbejder sammen med de relevante afdelinger om implementeringen.

Sammen identificerer de, hvor fælles arbejdsgange giver mening, og hvor lokale krav nødvendiggør en anden tilgang.

Målet er ikke at gøre alle processer identiske, men at skabe større sammenhæng og samtidig respektere behovene på hvert marked

“Vi får både platformen og den rådgivning, vi har tillid til, når vi skal håndtere compliance på tværs af vores nordiske aktiviteter.”

Sille Sophie Lauridsen

Senior Legal Counsel hos Matas Group

Understøttelse af Matas Groups nordiske ambitioner

For Matas Group er arbejdet med at skabe en mere ensartet tilgang til databeskyttelse på tværs af Matas og KICKS stadig i gang.

Med afsæt i samarbejdet, der begyndte i 2020, understøtter Cerivo både de tilbagevendende GDPR-aktiviteter og det bredere KICKS-arbejde gennem dokumentation, projektledelse og specialistrådgivning.

For Sille betyder Cerivo som sparringspartner, at hun ikke behøver at drive alle aktiviteter alene. Hun kan i stedet fokusere på de juridiske beslutninger og forretningsmæssige prioriteter, der kræver hendes opmærksomhed, mens hun sammen med Cerivo arbejder på at implementere mere ensartede arbejdsgange på tværs af organisationen.

Sammen bygger Matas Group og Cerivo videre på de eksisterende GDPR-processer for at gøre compliancearbejdet mere struktureret og overskueligt på tværs af Norden.