Mængden af compliance-opgaver bliver ikke mindre. Leverandørvurderinger, revisioner, kontroller, awareness-træning og regulatoriske deadlines – opgaverne hober sig hurtigt op. Og for mange teams består systemet, der skal holde sammen på det hele, af en kombination af regneark, kalenderpåmindelser og hukommelse.
Problemet er ikke selve arbejdet. Det er manglen på struktur omkring det. Her ser vi på, hvordan et velfungerende årshjul kan gøre en mærkbar forskel.
Mange oplever compliance-arbejdet som uoverskueligt
Endeløse to-do-lister. Opgaver i værktøjer, der ikke hænger sammen med jeres øvrige compliance-data. Manuelle opdateringer. Prioriteter, der ændrer sig uden varsel. Og under det hele en konstant fornemmelse af, at noget vigtigt måske bliver overset.
Som Thomas Holmslykke Degn, GDPR Manager at Toms Group, beskriver det:
"Det hele bliver meget lettere, når man har et årshjul, der fungerer. Hver gang jeg løser et problem og tilføjer opgaver til årshjulet, giver det plads til at tage fat på nye udfordringer"
Det er den forskel, et struktureret årshjul kan skabe – ikke bare mindre kaos, men mere plads til at fokusere på det arbejde, der skaber værdi.
Saml alle opgaver ét sted
Grundlaget er enkelt: Saml alle compliance-opgaver ét sted med tydeligt ansvar og klare deadlines.
Når I hurtigt kan se status, prioriteter og arbejdsbelastning på tværs af teamet, bliver det lettere at planlægge frem for konstant at reagere på det næste, der haster.
Med deadlines, opgavetyper og status samlet i ét overblik bliver ændrede prioriteter og omfordeling af ressourcer noget, I aktivt kan tage stilling til – ikke noget, der skal løses i sidste øjeblik.
Gør tilbagevendende opgaver til en del af årshjulet
Revisioner og kontroller følger faste intervaller. I stedet for at være afhængige af, at nogen husker dem, kan I oprette opgaver som tilbagevendende og lade systemet håndtere påmindelserne.
Når det er tid til en ny gennemgang, får I besked. På den måde bliver vigtige opgaver ikke overset, fordi de ikke længere afhænger af den enkeltes hukommelse.
Knyt opgaver til jeres compliance-data
En af de største tidsrøvere i compliance-arbejdet er manuel opdatering af systemer, der ikke taler sammen.
Når opgaver oprettes direkte fra behandlingsaktiviteter, sikkerhedshændelser, vurderinger og brud på persondatasikkerheden, bevares sammenhængen.
Mindre dobbeltarbejde. Færre problemer med versionsstyring. Og ingen tidskrævende jagt på opdateringer på tværs af forskellige systemer.
Involvér hele organisationen
Compliance er ikke kun compliance-teamets ansvar. Nogle af de vigtigste opgaver – som at gennemføre vurderinger, tage ejerskab for kontroller og reagere på hændelser – ligger hos systemejere og afdelingsansvarlige på tværs af organisationen.
Som Carsten Møller, DPO at he Faglige Hus, forklarer:
"Jeg involverer mange mennesker, fordi det netop er det, man kan. Det er en samarbejdsplatform, og derfor har jeg været så fast besluttet på, at vi skulle bruge den."
At fordele opgaver uden for compliance-teamet handler ikke kun om effektivitet. Det er også med til at skabe en compliance-kultur, hvor ansvaret rækker ud over de medarbejdere, der har compliance i deres jobtitel.
Lad ikke opgaver forsvinde, når medarbejdere stopper
Alle opgaver skal have en ansvarlig. Når en medarbejder forlader organisationen eller skifter rolle, skal opgaverne kunne overdrages til en ny ansvarlig.
Cerivo gør det muligt at omfordele ejerskabet, så kritiske opgaver ikke bliver glemt hos en tidligere medarbejder.
Få et klart historisk overblik
Alle afsluttede opgaver registreres automatisk – hvem der udførte dem, hvornår de blev afsluttet, og hvilke kommentarer der blev tilføjet.
Det giver jer et samlet overblik over historikken i jeres compliance-arbejde og gør overdragelser lettere, fordi vigtig viden ikke afhænger af den enkeltes hukommelse.
Fordel årets arbejdsbelastning, før året begynder
En af de mest oversete fordele ved et årshjul er muligheden for at se arbejdsbelastningen, før opgaverne rammer.
Ved at planlægge på forhånd kan I identificere flaskehalse, fordele arbejdet mere jævnt og sikre, at teamets tid bliver brugt dér, hvor den skaber størst værdi – ikke kun på den næste deadline.
Vil du se, hvordan Cerivo kan understøtte jeres årshjul for compliance? Book a demo.
