Arbeidsmengden innen compliance blir aldri mindre. Leverandørvurderinger, revisjoner, kontroller, opplæring og regulatoriske frister hoper seg raskt opp. For de fleste team holdes det hele sammen av en kombinasjon av regneark, kalenderpåminnelser og egen hukommelse.
Problemet er ikke selve arbeidet, men mangelen på struktur rundt det. Slik kan et godt strukturert årshjul gjøre en stor forskjell.
Compliance slik folk flest opplever det
Endeløse oppgavelister. Oppgaver i verktøy som ikke er koblet til de faktiske compliancedataene dine. Alt må oppdateres manuelt. Prioriteringer endres uten forvarsel. Og under det hele ligger den gnagende følelsen av at noe viktig blir oversett.
Som Thomas Holmslykke Degn, GDPR-sjef i Toms Group , sier det:
« Ting blir mye enklere når man faktisk har en årlig syklus som går knirkefritt. Hver gang jeg løser et problem og legger til oppgaver i syklusen, gir det rom for å takle nye utfordringer .»
Det er denne endringen et strukturert årshjul skaper: ikke bare mindre kaos, men også mer rom for å gjøre en bedre jobb.
Hold alt på ett sted
Grunnlaget er enkelt: Alle complianceoppgaver samles på ett sted, med tydelig ansvar og klare frister. Når du raskt kan få oversikt over status, prioriteringer og arbeidsmengde for hele teamet, kan du gå fra å håndtere problemer etter hvert som de oppstår, til å jobbe mer planlagt og proaktivt.
Når frister, oppgavetyper og statuser er samlet på ett sted, blir det enklere å justere prioriteringer og omfordele ressurser på en planlagt måte, fremfor å måtte løse ting i siste liten.
Bygg inn gjentakende oppgaver i syklusen
Revisjoner og kontroller gjennomføres etter faste intervaller. I stedet for å være avhengig av at noen husker dem, kan oppgaver settes opp som gjentakende med ønsket intervall, slik at systemet håndterer påminnelsene. Når det er tid for en ny gjennomgang, får du beskjed. Ingenting blir glemt fordi oppfølgingen ikke er avhengig av hukommelsen.
Koble oppgaver til samsvarsdataene dine
En av de største tidstyvene i compliancearbeidet er å oppdatere manuelt i verktøy som ikke kommuniserer med hverandre. Når oppgaver opprettes direkte fra behandlingsaktiviteter, sikkerhetshendelser, vurderinger og databrudd, henger alt sammen. Ingen dobbeltarbeid. Ingen problemer med versjonskontroll. Ingen behov for å lete etter oppdateringer på tvers av systemer.
Involver hele organisasjonen
Compliance er ikke bare ett teams ansvar. Noen av de viktigste oppgavene, som å gjennomføre vurderinger, ha ansvar for kontroller og håndtere hendelser, ligger hos systemeiere og avdelingsledere på tvers av virksomheten.
Som Carsten Møller, DPO i Faglige Hus , forklarer:
«Jeg involverer mange, fordi plattformen gjør det mulig. Det er en plattform for samarbeid, og derfor har jeg vært så opptatt av at vi skal bruke den.»
Å tildele oppgaver utenfor compliance-teamet handler ikke bare om effektivitet. Det bidrar til å bygge en compliancekultur som omfatter hele virksomheten, ikke bare dem som jobber med compliance til daglig.
Ingen oppgaver går tapt når noen slutter
Hver oppgave må ha en ansvarlig. Når den ansvarlige slutter eller bytter rolle, ber systemet automatisk om at oppgaven tildeles på nytt, slik at ingen kritiske oppgaver blir liggende uten en ansvarlig.
En tydelig oversikt over alt
Alle fullførte oppgaver logges automatisk, inkludert hvem som utførte dem, når de ble utført og eventuelle kommentarer. Det gir full oversikt over compliancehistorikken og sikrer en overleveringsprosess som ikke er avhengig av enkeltpersoners hukommelse.
Balanser året før det starter
En av de kanskje mest undervurderte fordelene med et årshjul er at du får oversikt over arbeidsmengden før den oppstår. Ved å planlegge fremover kan du identifisere flaskehalser, fordele arbeidet jevnere og sørge for at teamets tid brukes der den skaper størst verdi, ikke bare på det som har neste frist.
Vil du se hvordan Cerivo kan støtte din årlige compliance-syklus? Bestill en demonstrasjon.