Integritetspolicy
Version 1, 26 januari 2026
1. Inledning
1.1. Med denna integritetspolicy (nedan kallad ”policyn”) vill vi ge dig en översikt över hur vi behandlar dina personuppgifter och även förklara vilka rättigheter du har. I denna policy redogör vi därför för dina integritetsrättigheter och hur vi samlar in, använder, lämnar ut, överför och lagrar dina personuppgifter.
1.2. När vi använder begreppen ”Cerivo”, ”vi”, ”vår” eller ”oss” avser vi Cerivo ApS och våra koncernbolag:
(i) Cerivo ApS, Nannasgade 28, 2200 Köpenhamn N, Danmark (organisationsnummer 45706133).
(ii) ComplyCloud ApS, Nannasgade 28, 2200 Köpenhamn N, Danmark (organisationsnummer 35813764).
(iii) Wired Relations ApS, Nannasgade 28, 2200 Köpenhamn N, Danmark (organisationsnummer 38970585, inklusive dess dotterbolag).
(iv) RISMA Systems A/S, Nannasgade 28, 2200 Köpenhamn N, Danmark (organisationsnummer 32769713, inklusive dess dotterbolag).
(v) Openli ApS, Nannasgade 28, 2200 Köpenhamn N, Danmark (organisationsnummer 39587408).
1.3. Vi kan komma att samla in dina personuppgifter när du antingen använder våra kostnadsfria eller betalda tjänster, kontaktar oss, deltar i evenemang och webbseminarier, anmäler dig till nyhetsbrev, vitböcker m.m. eller på annat sätt använder vår webbplats.
1.4. När vi i denna policy använder begreppen ”webbplats”, ”produkt”, ”plattform”, ”app” eller ”tjänst” avser vi alla Cerivo-koncernens webbplatser, applikationer, plattformar, appar och övriga tjänster, däribland www.cerivo.com, www.complycloud.com, www.rismasystems.com, www.wiredrelations.com och www.openli.com.
1.5. Cerivo-plattformarna kan innehålla länkar till andra webbplatser, men det innebär inte att vi stöder dessa webbplatser. Vi uppmanar dig att ta del av integritetspolicyn för dessa tredjepartswebbplatser, eftersom deras rutiner för insamling, hantering och behandling av personuppgifter kan skilja sig från våra.
2. Personuppgifter som vi behandlar
2.1. Vilka typer av personuppgifter vi behandlar beror på hur du interagerar med oss, till exempel när du besöker våra webbplatser, använder våra tjänster eller plattformar, kontaktar oss, deltar i evenemang eller tar emot meddelanden från oss. Vi kan komma att behandla följande kategorier av personuppgifter:
2.2. Kontakt- och identifieringsuppgifter
Detta omfattar uppgifter såsom ditt namn, befattning, företagsnamn, e-postadress, telefonnummer, postadress, land och andra liknande kontaktuppgifter.
2.3. Konto- och användaruppgifter
När du skapar ett konto eller använder våra tjänster kan vi behandla uppgifter såsom inloggningsuppgifter, användar-ID, roll, preferenser och inställningar samt annan information som är nödvändig för att administrera och säkra ditt konto samt möjliggöra åtkomst till vår plattform och våra tjänster.
2.4. Kommunikationsdata
Detta omfattar information som du lämnar när du kontaktar oss eller interagerar med oss, till exempel supportförfrågningar, e-postmeddelanden, chattmeddelanden, synpunkter, svar på enkäter samt kommunikation i samband med evenemang, webbseminarier, demonstrationer eller aktiviteter inom vår användargemenskap. Det kan även omfatta inspelningar eller transkriptioner av onlinemöten, förutsatt att du har gett ditt samtycke till detta.
2.5. Transaktions- och faktureringsuppgifter
I tillämpliga fall behandlar vi uppgifter som är nödvändiga för att hantera prenumerationer, beställningar och betalningar, såsom kontaktuppgifter för fakturering, faktureringsinformation, betalningsstatus och transaktionshistorik. Betalkortsuppgifter behandlas av våra betaltjänstleverantörer och lagras inte av oss.
2.6. Ansökningar om anställning
Om du söker ett jobb hos oss, t.ex. via våra webbplatser, LinkedIn m.m., kommer vi att behandla uppgifter såsom ditt CV, ditt personliga brev, dina kontaktuppgifter, provpapper och annan information och dokumentation som du lämnar under ansökningsprocessen.
2.7. Marknadsföring och information om evenemang
Detta omfattar uppgifter som rör dina prenumerationer på nyhetsbrev eller annan marknadsföringskommunikation, ditt deltagande i evenemang, webbseminarier, workshops eller aktiviteter inom gemenskapen, dina marknadsföringspreferenser samt uppgifter om dina intressen.
2.8. Användning och tekniska uppgifter
När du besöker våra webbplatser eller använder våra tjänster kan vi automatiskt samla in teknisk information och användningsinformation, såsom IP-adress, enhetstyp, webbläsartyp, operativsystem, loggdata, tidsstämplar, besökta sidor, interaktioner med funktioner och annan användningsstatistik. Denna information används för att driva, säkra och förbättra våra tjänster och plattformar.
2.9. Information från sociala medier
Om du interagerar med oss via sociala medier som LinkedIn, Instagram eller Facebook kan vi behandla uppgifter som görs tillgängliga för oss via dessa plattformar, till exempel ditt profilnamn, offentlig profilinformation samt meddelanden eller kommentarer som du skickar till oss.
2.10. Efterlevnad och juridisk information
Under vissa omsändigheter kan vi behandla personuppgifter som krävs för att uppfylla rättsliga skyldigheter eller för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk, till exempel dokumentation som rör redovisning, revisioner, myndighetskrav eller tvistlösning.
2.11. Viktig anmärkning
Vi samlar inte medvetet in särskilda kategorier av personuppgifter (såsom hälsouppgifter eller annan känslig information) såvida det inte krävs enligt lag eller om du uttryckligen har lämnat dessa uppgifter för ett specifikt ändamål. Vi samlar inte heller medvetet in personuppgifter som rör barn.
3. Syften med behandlingen av dina personuppgifter
3.1. Vi behandlar dina personuppgifter för de ändamål som anges nedan, beroende på hur du interagerar med oss, bland annat när du använder vår webbplats eller plattform, använder våra kostnadsfria eller betalda tjänster, kontaktar oss, deltar i evenemang eller webbseminarier, anmäler dig till nyhetsbrev eller på annat sätt interagerar med Cerivo.
3.2. Tillhandahållande och drift av våra tjänster
Vi behandlar dina personuppgifter för att tillhandahålla, driva och administrera våra produkter, plattformar och tjänster. Detta innefattar att registrera och identifiera dig som användare, kund, leverantör eller medlem i vår gemenskap, möjliggöra åtkomst till ditt konto och inloggningsfunktioner, hantera betalningar, aktivera och hantera produktfunktioner samt spara och administrera de åtgärder du vidtar när du använder våra webbplatser, plattformar och tjänster.
Vi behandlar även dina personuppgifter för att genomföra demonstrationer, utbildningar, workshops, webbseminarier, mentorprogram och andra tjänster som kan beställas eller utnyttjas via våra webbplatser.
3.3. Kommunikation och stöd
Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna kommunicera med dig i samband med våra tjänster och plattformar. Detta innefattar att besvara förfrågningar, frågor och klagomål, tillhandahålla kund- och teknisk support samt skicka tjänsterelaterade meddelanden, aviseringar och produktuppdateringar.
När du deltar i evenemang behandlar vi dina personuppgifter för att kunna kontakta dig före, under och efter det aktuella evenemanget. I förekommande fall kan online-möten spelas in eller transkriberas, förutsatt att du har gett ditt samtycke.
3.4. Marknadsföring och samhällsengagemang
Vi behandlar dina personuppgifter för marknadsförings- och kommunikationsändamål, bland annat för att skicka nyhetsbrev och annan direktmarknadsföring via e-post eller sociala medier, anpassa våra meddelanden efter dina intressen samt marknadsföra relevanta produkter, tjänster, evenemang och erbjudanden.
Om du är medlem i gemenskapen behandlar vi dina personuppgifter för att administrera gemenskapens aktiviteter, däribland nyhetsbrev, webbseminarier, återkopplingsmöten, rundabordssamtal, workshops, mentorprogram och fysiska träffar. Vi behandlar även dina personuppgifter när du registrerar dig för att bli medlem, bidragsgivare eller deltagare i gemenskapens evenemang.
Vi kan även behandla personuppgifter som samlats in via våra Facebook- och LinkedIn-sidor för marknadsföringsändamål, för att besvara förfrågningar och för därmed sammanhängande kommunikation.
3.5. Analys, statistik och affärsutveckling
Vi behandlar dina personuppgifter för att sammanställa statistik om användningen av våra webbplatser, appar och tjänster, för att genomföra dataanalyser och granskningar, för att identifiera användningstrender, för att mäta effektiviteten i våra marknadsföringsaktiviteter samt för att utveckla, förbättra och utöka våra produkter, tjänster och vår affärsverksamhet.
3.6. Förbättring, säkerhet och kvalitetskontroll
Vi behandlar dina personuppgifter för att förbättra, optimera och anpassa våra webbplatser, plattformar och tjänster, för att öka användarvänligheten och innehållets relevans samt för att säkerställa en säker, tillförlitlig och stabil drift. Detta innefattar behandling av personuppgifter i syfte att säkerställa kvalitet, genomföra intern utbildning, upprätthålla säkerheten och förebygga bedrägerier.
3.7. Rättsliga skyldigheter och skydd av rättigheter
Vi behandlar personuppgifter när det är nödvändigt för att uppfylla tillämpliga rättsliga skyldigheter, däribland krav på bokföring och redovisning, samt för att göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Detta omfattar även behandling av personuppgifter i syfte att säkerställa efterlevnad, för tillsynsändamål och revisionsändamål.
3.8. Ytterligare behandling
Vi kan komma att behandla dina personuppgifter för andra ändamål, vilket vi informerar dig om specifikt vid insamlingstillfället.
4. Rättslig grund för behandlingen av dina personuppgifter
4.1. Vi behandlar endast dina personuppgifter när vi har en rättslig grund för detta i enlighet med GDPR. Beroende på de specifika omständigheterna sker behandlingen av personuppgifter på följande rättsliga grunder. Vissa behandlingsåtgärder kommer att baseras på en av dessa rättsliga grunder, medan andra kan baseras på flera:
a) Ditt samtycke (artikel 6.1 a i GDPR).
b) För att fullgöra vårt avtal med dig (GDPR artikel 6.1 b).
c) För att uppfylla våra rättsliga skyldigheter (GDPR artikel 6.1.c), inklusive den danska lagen om marknadsföring, den danska bokföringslagen m.m.
d) För att tillvarata våra egna berättigade affärsintressen i samband med driften av vår webbplats och tillhandahållandet av våra tjänster till dig, eller för att tillvarata tredje parters berättigade intressen, förutsatt att dina intressen och grundläggande rättigheter inte väger tyngre än dessa intressen (GDPR artikel 6.1.f).
e) För att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, när så är nödvändigt (GDPR artikel 9.2.f).
4.2. I de fall där du har gett ditt uttryckliga samtycke till att vi behandlar dina personuppgifter, till exempel när du prenumererar på vårt marknadsföringsmaterial eller godkänner vissa cookies på din enhet, kan du när som helst återkalla ditt samtycke, antingen genom att använda den funktion som finns i den aktuella produktfunktionen, genom att kontakta oss (se ”Kontakta oss” nedan) eller genom att använda länkarna för att avsluta prenumerationen i marknadsföringsmejlet.
4.3. Om du återkallar ditt samtycke och behandlingen uteslutande grundar sig på denna rättsliga grund kommer de personuppgifter som behandlas att raderas, såvida de inte kan eller måste behandlas för att uppfylla rättsliga skyldigheter.
4.4. Vissa av dessa grunder för behandling av dina uppgifter överlappar varandra, vilket innebär att det kan finnas flera grunder som kan motivera vår behandling av dina uppgifter.
4.5. Om du vill ha mer information om vår rättsliga grund för behandlingen av dina uppgifter är du välkommen att kontakta oss (se ”Kontakta oss” nedan).
5. Vem har tillgång till dina personuppgifter och med vem delas de?
5.1. Vi anlitar företag (databehandlare) som hjälper oss att tillhandahålla våra tjänster till dig, t.ex. för att tillhandahålla webbhotell för våra produkter, skicka ut nyhetsbrev, anordna webbseminarier, hjälpa oss att driva våra webbplatser, hantera betalningar osv.
5.2. När vi anlitar en personuppgiftsbehandlare ser vi till att det finns ett juridiskt avtal som reglerar hur denne ska behandla uppgifterna för vår räkning. Vi ser också till att denne har lämpliga säkerhetsåtgärder på plats, och om denne är etablerad utanför EU ser vi till att det finns ett juridiskt avtal som gör det möjligt för oss att ge denne tillgång till uppgifterna (se mer nedan).
5.3. Vi delar dina personuppgifter med:
a) Leverantörer och samarbetspartner som vi anlitar för att stödja vår verksamhet (dvs. tjänsteleverantörer, teknisk support, leverantörer och finansinstitut)
b) Koncernbolag
c) Offentliga myndigheter
5.4. Läs gärna vår cookiepolicy för att få information om de leverantörer vi anlitar för cookie- och spårningstjänster.
5.5. Om vi skulle bli föremål för en konkurs, fusion, förvärv eller omstrukturering kan dina uppgifter komma att överföras som en del av den transaktionen.
6. Hur länge lagrar vi dina personuppgifter?
6.1. Vi lagrar endast dina uppgifter så länge som vi behöver dem eller är skyldiga att göra det av rättsliga skäl. Hur länge vi lagrar uppgifterna beror på varför de samlades in och om vi har en fortlöpande rättslig grund för detta (till exempel för att fullgöra ett avtal mellan oss, tillhandahålla en tjänst som du har begärt, uppfylla lagkrav eller för våra berättigade intressen).
6.2. Som exempel lagras personuppgifter som samlats in och bevaras i enlighet med den danska bokföringslagen i 5 år efter det räkenskapsår då uppgifterna samlades in.
6.3. När vi inte längre har någon giltig anledning att behålla dina uppgifter kommer vi antingen att radera dem eller anonymisera dem så att de inte längre går att koppla till dig.
6.4. Om du har några frågor om vår lagring av personuppgifter är du välkommen att kontakta oss via den e-postadress som anges i det sista avsnittet i denna policy.
7. Överföringar till länder utanför EU/EES
7.1. I vissa fall kan vi komma att överföra dina uppgifter till länder utanför EU/EES.
7.2. När en överföring av personuppgifter sker mellan Cerivo och en tredje part som är etablerad utanför EU/EES ska överföringen av personuppgifter omfatta en av följande lämpliga skyddsåtgärder, beroende på vad som är tillämpligt:
a) Ramverket för dataskydd mellan EU och USA.
b) Parternas antagande av EU:s standardklausuler som följer av Europeiska kommissionens genomförandebeslut (EU) 2021/914 av den 4 juni 2021 om standardavtalsklausuler för överföring av personuppgifter till tredjeländer i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679.
c) Alla andra lämpliga skyddsåtgärder som erkänns enligt GDPR, såsom ett beslut om adekvat skyddsnivå, en godkänd uppörandekod eller en lämplig certifieringsmekanism.
8. Dina rättigheter
8.1. Allmän information
Du har ett antal rättigheter när det gäller vår behandling av dina personuppgifter. Dessa rättigheter kan omfattas av begränsningar och undantag enligt tillämplig dataskyddslagstiftning, till exempel om ett tillmötesgående av din begäran skulle inverka negativt på andras rättigheter och friheter, eller om vi enligt lag är skyldiga eller har ett övervägande berättigat intresse av att behålla personuppgifterna. Nedan redogör vi för dina dataskyddsrättigheter enligt GDPR:
8.2. Rätt till insyn och rättelse
Du har rätt att begära tillgång till dina personuppgifter och att få en kopia av de personuppgifter som vi behandlar om dig. Du har också rätt att begära att felaktiga eller ofullständiga personuppgifter rättas.
Vissa undantag kan gälla, vilket innebär att du inte alltid får tillgång till alla personuppgifter som vi behandlar. Du kan dock alltid kontakta oss för att begära information om behandlingen av dina personuppgifter.
8.3. Rätten till radering
Du har rätt att begära att dina personuppgifter raderas under vissa omständigheter, till exempel när personuppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de samlades in eller behandlades.
8.4. Rätten att återkalla sitt samtycke
Om vår behandling av dina personuppgifter grundar sig på ditt samtycke har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. Återkallandet av ditt samtycke påverkar inte lagligheten av den behandling som utförts före återkallandet.
Du kan återkalla ditt samtycke genom att använda den relevanta funktionen i den aktuella produkten, genom att kontakta oss (se ”Kontakta oss” nedan) eller genom att klicka på länken för att avsluta prenumerationen i marknadsföringsmejlet.
8.5. Rätt till begränsning av behandlingen och rätt att göra invändningar
Du har rätt att begära att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter under vissa omständigheter. Du har också rätt att invända mot vår behandling av dina personuppgifter när sådan behandling grundar sig på våra berättigade intressen.
När dina personuppgifter behandlas för direktmarknadsföringsändamål har du rätt att när som helst invända mot sådan behandling.
8.6. Rätten till dataportabilitet
Du har rätt att få de personuppgifter som du har lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och, i den mån det är tekniskt möjligt, att få dessa personuppgifter överförda till en annan personuppgiftsansvarig.
8.7. Att utöva dina rättigheter
Vi kommer att besvara din begäran utan onödigt dröjsmål och under alla omständigheter inom en månad från det att vi mottagit din begäran. Denna tidsfrist kan förlängas med upp till ytterligare två månader om det är nödvändigt, med hänsyn till begäran komplexitet och antal.
Om du har några frågor angående behandlingen av dina personuppgifter eller vill utöva dina rättigheter är du välkommen att kontakta oss (se ”Kontakta oss” nedan).
8.8. Rätt att framföra klagomål
Om du har olösta frågor angående vår behandling av dina personuppgifter har du rätt att lämna in ett klagomål till en dataskyddsmyndighet. Du kan lämna in ett klagomål till dataskyddsmyndigheten i den EU-medlemsstat där du har din vanliga vistelseort, din arbetsplats eller där den påstådda överträdelsen har ägt rum.
I Danmark är det den danska dataskyddsmyndigheten (Datatilsynet):
Webbplats: https://www.datatilsynet.dk
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Tel. 33 19 32 00
dt@datatilsynet.dk
9. Säkerhet
9.1. Vi har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter inte utsätts för oavsiktlig eller olaglig förstörelse, förlust, ändring, obehörigt utlämnande av eller obehörig åtkomst till personuppgifter som överförs, lagras eller på annat sätt behandlas olagligt.
9.2. Internet är inte en 100 % säker miljö, vilket innebär att vi inte kan garantera säkerheten för de uppgifter du skickar till oss. E-postmeddelanden som skickas via Internet är inte alltid krypterade, därför rekommenderar vi att du inte inkluderar någon konfidentiell eller känslig information i dina e-postmeddelanden till oss.
10. Information om barn
10.1. Våra tjänster och vår webbplats riktar sig inte till barn, och du får inte använda våra tjänster om du är under 18 år.
11. Ändringar av denna policy
11.1. Ibland behöver vi göra ändringar i denna policy för att den ska återspegla vår nuvarande praxis. Vi kommer att vidta rimliga åtgärder för att informera dig om ändringarna via våra webbplatser.
11.2. Om du är en registrerad användare kommer vi att meddela dig via e-post om väsentliga ändringar görs i policyn, till den e-postadress som du angav när du registrerade dig.
11.3. Om du fortsätter att använda våra webbplatser, plattformar eller tjänster efter meddelandet kommer vi att betrakta detta som att du godkänner våra rutiner för integritetsskydd.
12. Kontakta oss
12.1. Om du har frågor eller synpunkter på denna policy eller om du vill utöva en eller flera av dina rättigheter som registrerad, vänligen kontakta oss på ama@cerivo.com
12.2. Du kan kontakta oss via post på följande adress:
Cerivo ApS
Nannasgade 28, 2200
Köpenhamn N
Danmark