Mandag morgen. Du sætter dig ned med din første kop kaffe, men bliver straks ramt af en bølge af e-mails: En leverandør har indberettet et datalæk, en kunde har brug for en compliance-revision – helst i går – og den juridiske afdeling videresender en presserende opdatering om NIS2. Åh, og så er der den kvartalsvise risikovurdering, du havde tænkt dig at færdiggøre i sidste uge.
Du åbner det halve dusin regneark og dokumenter, hvor alt angiveligt er samlet, men de kommunikerer ikke med hinanden. Du bruger tiden frem til frokost på blot at forsøge at få overblik over, hvordan tingene står.
Lyder det bekendt?
Den følelse af at skulle jonglere med mange opgaver på én gang er noget, som mange compliance-medarbejdere lever med hver dag. Fra GDPR til NIS2, fra ISO-rammer til uanmeldte revisioner – forventningerne er høje, og ressourcerne er begrænsede. Det er her, et GRC-system kommer ind i billedet.
Hvad er et GRC-system?
Et GRC-system (Governance, Risk og Compliance) er en platform, der er udviklet til at hjælpe organisationer med at styre deres:
- Kontrolforanstaltninger på tværs af virksomheden
- Politikker
- Risikovurderinger
- Databehandlingsaktiviteter
- Systemer og leverandører
- Overholdelsesforpligtelser
I årene efter indførelsen af GDPR havde mange organisationer travlt med at opbygge deres egne systemer eller sammensætte regneark, projektværktøjer og utallige dokumenter.
Moderne GRC-systemer har til formål at samle denne fragmenterede virkelighed. Når det gøres rigtigt, bliver et GRC-system det centrale nervesystem for jeres compliance-indsats – hvilket gør det muligt for jeres team at koordinere på tværs af afdelinger, holde trit med skiftende krav og sikre, at intet falder mellem stolene.
-
3 vigtige overvejelser, når man skal vælge et GRC-system
1. Er det virkelig brugervenligt?
De bedste systemer kræver ingen brugsanvisning. Du bør kunne logge ind og intuitivt forstå, hvor tingene findes, og hvordan du kommer i gang. Prøv det ved at bruge lidt tid på en prøveversion. Hvis du føler dig tryg, har systemet bestået testen.
2. Kan det forankres i organisationen?
Hvis der kun er én person, der ved, hvordan systemet fungerer, er I i problemer. Et godt GRC-system muliggør samarbejde på tværs af afdelinger og roller, hvilket gør det lettere at indarbejde ansvarlighed og robusthed i jeres compliance-indsats. Lad også kolleger (herunder dem, der ikke arbejder med compliance) afprøve systemet.
3. Mindsker det kompleksiteten, i stedet for at øge den?
Målet er at gøre styring, risikohåndtering og compliance enklere. Gå efter systemer med indbyggede bedste praksis, skabeloner og automatisering, der gør de daglige opgaver hurtigere og mere ensartede. Et godt system skal hjælpe dig med at opnå mere med færre ressourcer.
Hvorfor mange GRC-systemer ikke lever op til forventningerne
Ikke alle GRC-systemer lever op til deres løfter. Mange platforme leveres ukonfigurerede og tilbyder uendelig fleksibilitet, men ingen klar vej frem. Compliance-teams er nødt til at opbygge alt fra bunden: Det, der burde være et GPS-system, bliver dermed til et gør-det-selv-projekt. Hvad værre er, gør kompleksiteten ofte organisationerne afhængige af dyre konsulenter, selv når der kun er tale om mindre ændringer. I stedet for at lette byrden øger disse systemer den.
Hvad man skal være opmærksom på
For at undgå den skæbne bør du vælge en GRC-platform, der er enkel og intuitiv fra første dag, som kan integreres på tværs af afdelinger i stedet for at være isoleret i den juridiske afdeling eller IT-afdelingen, som har indbyggede bedste praksis til at spare tid og forbedre kvaliteten, som tilbyder overskuelig visuel rapportering til ledelsen, og som gør samarbejdet nemt uden at være alt for afhængig af en enkelt person.
Dit GRC-system skal hjælpe dig med at arbejde smartere, ikke hårdere.
Vil du se, hvordan Cerivo fungerer i praksis? Book a demo.