Måndag morgon. Du sätter dig ner med din första kopp kaffe, bara för att översköljas av en våg av e-postmeddelanden: en leverantör har rapporterat ett dataintrång, en kund behövde en compliance-granskning helst igår, och juristteamet vidarebefordrar en brådskande uppdatering om NIS2. Och just det, du måste fortsätta med den där kvartalsvisa riskbedömningen som du hade tänkt göra klart förra veckan.
Du öppnar alla dina kalkylark och dokument där allt förmodligen finns, men de hänger inte ihop. Du ägnar hela förmiddagen åt att bara försöka få grepp om läget.
Låter det bekant?
Känslan av att hålla för många bollar i luften lever många compliance-proffs med varje dag. Från GDPR till NIS2, ISO-ramverk till oanmälda granskningar – förväntningarna är höga och resurserna knappa. Det är här ett GRC-system kommer in i bilden.
Vad är ett GRC-system?
Ett GRC-system (Governance, Risk and Compliance) är en plattform som är utformad för att hjälpa organisationer att hantera:
- Compliance-krav
- System och leverantörer
- Databehandlingsaktiviteter
- Riskbedömningar
- Policyer
- Kontroller inom hela verksamheten.
Under åren efter GDPR:s införande skyndade sig många organisationer att bygga upp egna system, eller lappade ihop kalkylblad, projektverktyg och oändliga dokument.
Moderna GRC-system syftar till att samordna denna fragmenterade verklighet. Om det sköts på rätt sätt blir ett GRC-system det centrala nervsystemet för ert arbete med compliance – vilket gör det möjligt för ert team att samordna arbetet mellan avdelningarna, hålla jämna steg med förändrade krav och se till att ingenting faller mellan stolarna.
3 viktiga aspekter att tänka på vid valet av ett GRC-system
1. Är den verkligen användarvänlig?
De bästa systemen behöver ingen bruksanvisning. Du ska kunna logga in och intuitivt förstå var olika funktioner finns och hur du kommer igång. Testa detta genom att prova en testversion ett tag. Om du känner dig bekväm med systemet har det klarat testet.
2. Kan det förankras i organisationen?
Om bara en person vet hur systemet ska användas så har ni ett problem. Ett bra GRC-system möjliggör samarbete mellan avdelningar och roller, vilket gör det enklare att bygga in ansvarsskyldighet och motståndskraft i ert compliance-arbete. Låt kollegor (även de som inte arbetar med compliance) testa systemet.
3. Minskar det komplexiteten, istället för att öka den?
Målet är att förenkla governance, riskhantering och compliance. Leta efter system med integrerad bästa praxis samt mallar och automatisering som gör de dagliga uppgifterna snabbare och mer enhetliga. Ett bra system ska hjälpa dig att åstadkomma mer med mindre insats.
Varför många GRC-system inte lever upp till förväntningarna
Långt ifrån alla GRC-system håller vad de lovar. Många plattformar kommer helt tomma – du får all flexibilitet i världen men ingen aning om var du ska börja. Resultatet blir att compliance-teamet får bygga allt från grunden: det som borde fungera som en GPS blir istället ett DIY-projekt. Och ofta blir det inte bättre av det – komplexiteten gör att du blir beroende av dyra konsulter för minsta lilla ändring. Istället för att göra jobbet enklare blir systemet en ny börda att hantera.
Vad man ska tänka på
För att undvika ett sådant öde bör du leta efter en GRC-plattform som är enkel och intuitiv redan från dag ett, som kan integreras tvärs över avdelningarna istället för att vara isolerad inom juridik- eller IT-avdelningen, som har inbyggda bästa praxis för att spara tid och förbättra kvaliteten, som erbjuder tydlig visuell rapportering för ledningen och som underlättar samarbetet utan att man blir alltför beroende av en enskild person.
Ditt GRC-system ska hjälpa dig att arbeta smartare, inte hårdare.
Vill du se hur Cerivo fungerar i praktiken? Boka en demo.