Mandag morgen. Du setter deg ned med dagens første kaffe, bare for å bli møtt av en flom av e-poster: En leverandør har meldt om et databrudd, en kunde trenger en compliance-revisjon helst i går, og juridisk team videresender en hasteoppdatering om NIS2. Å ja, og så var det den kvartalsvise risikovurderingen du skulle ha ferdigstilt i forrige uke.
Du åpner mappen med regneark og dokumenter der alt liksom skal finnes, men de snakker ikke sammen. Før lunsj har du brukt flere timer bare på å finne ut hvor ting faktisk står.
Høres kjent ut?
Den følelsen av å måtte holde mange baller i luften er hverdagen for mange som jobber med compliance. Fra GDPR til NIS2, fra ISO-rammeverk til uventede revisjoner, er forventningene høye og ressursene begrensede. Det er her et GRC-system kommer inn.
Hva er et GRC-system?
Et GRC-system (Governance, Risk, and Compliance) er en plattform som er utviklet for å hjelpe organisasjoner med å administrere:
- Samsvarsforpliktelser
- Systemer og leverandører
- Databehandlingsaktiviteter
- Risikovurderinger
- Retningslinjer
- Kontroller på tvers av virksomheten.
I årene etter at GDPR ble innført, satte mange virksomheter i gang med å bygge egne systemer eller satt sammen løsninger basert på regneark, prosjektverktøy og endeløse mengder dokumenter.
Moderne GRC-systemer har som mål å samle denne fragmenterte virkeligheten. Gjort riktig blir et GRC-system selve nervesystemet i compliancearbeidet, som gjør det mulig for teamet å koordinere på tvers av avdelinger, holde tritt med endrede krav og sørge for at ingenting faller mellom to stoler.
3 viktige hensyn å ta når du velger et GRC-system
1. Er det virkelig brukervennlig?
De beste systemene krever ingen bruksanvisning. Du skal kunne logge inn og intuitivt forstå hvor ting finnes og hvordan du kommer i gang. Test dette ved å bruke litt tid i en prøveversjon. Hvis det føles enkelt og intuitivt, består systemet testen.
2. Kan det forankres i organisasjonen?
Hvis bare én person vet hvordan systemet brukes, er dere sårbare. Et godt GRC-system legger til rette for samarbeid på tvers av avdelinger og roller, slik at det blir enklere å bygge ansvar og motstandsdyktighet inn i compliancearbeidet. La også kolleger, inkludert personer som ikke jobber med compliance, teste systemet.
3. Reduserer det kompleksiteten, eller gjør den større?
Målet er å gjøre styring, risiko og compliance enklere. Se etter systemer med innebygd beste praksis, maler og automatisering som gjør de daglige oppgavene raskere og mer konsistente. Et godt system skal hjelpe deg med å gjøre mer med mindre.
Hvorfor mange GRC-systemer ikke lykkes
Ikke alle GRC-systemer lever opp til løftene sine. Mange plattformer leveres uten nødvendig oppsett og tilbyr ubegrenset fleksibilitet, men ingen tydelig vei videre. Compliance-team blir overlatt til å bygge alt fra bunnen av, og det som skulle vært en GPS, blir i stedet et gjør-det-selv-prosjekt. Enda verre er det at kompleksiteten ofte gjør virksomheten avhengig av dyre konsulenter, selv for mindre endringer. I stedet for å redusere arbeidsbelastningen, øker disse systemene den.
Hva du skal se etter
For å unngå dette bør du se etter en GRC-plattform som er enkel og intuitiv fra første dag, kan forankres på tvers av avdelinger i stedet for å være siloert i juridisk eller IT, har innebygd beste praksis som sparer tid og forbedrer kvaliteten, tilbyr tydelig visuell rapportering for ledelsen og legger til rette for samarbeid uten å bli avhengig av enkeltpersoner.
GRC-systemet ditt skal hjelpe deg med å jobbe smartere, ikke hardere.
Vil du se hvordan Cerivo fungerer i praksis? Bestill en demo.
