«Cerivo gjør kompleks compliance enklere å jobbe med.»

Compliance er komplekst. Det trenger ikke være komplisert å håndtere det.

For Blue Water Shipping startet det med et behov for en mer strukturert tilnærming til GDPR-dokumentasjon. Siden har det utviklet seg til en bredere måte å jobbe med compliance, informasjonssikkerhet og risiko på.

I dag hjelper Cerivo Blue Water Shipping med å strukturere compliance-arbeidet, dokumentere kontroller for ISO 27001 og gjøre komplekse risikoer om til tydelig, visuell innsikt som er enklere å kommunisere på tvers av organisasjonen.

For Thorsten Kranz, Global Director Business Ethics and Compliance i Blue Water Shipping, er en av Cerivos viktigste styrker evnen til å gjøre komplekst compliance-arbeid mer håndterbart.

«Compliance er komplekst i sin natur. Cerivo hjelper oss med å redusere kompleksiteten til et nivå der vi faktisk kan jobbe med den – og kommunisere den til resten av organisasjonen.»

Thorsten Kranz

Global Director Business Ethics and Compliance at Blue Water Shipping

Skaper struktur i compliance-arbeidet

Blue Water Shipping begynte opprinnelig å bruke Cerivo fordi selskapet trengte et mer strukturert system for å dokumentere compliance-aktivitetene sine, særlig inne GDPR og personvern.

Etter hvert oppdaget selskapet at plattformen kunne støtte langt mer enn det opprinnelige bruksområdet.

I dag bruker Blue Water Shipping Cerivo innen tre hovedområder: dokumentasjon av personvern, kontroller knyttet til selskapets Information Security Management System (ISMS), og risikostyring.

Etter hvert som bruken av plattformen har utviklet seg, har Cerivo blitt en måte å skape struktur på tvers av flere områder i Blue Water Shippings compliance-arbeid.

Sterkere compliance gjennom bedre dokumentasjon

For Thorsten er en av de tydeligste fordelene med Cerivo muligheten til å dokumentere compliance-arbeidet Blue Water Shipping allerede gjør.

Et strukturert rammeverk for dokumentasjon gjør det enklere å vise hvilke aktiviteter og kontroller som er gjennomført, i stedet for bare å være avhengig av at organisasjonen vet at arbeidet er gjort.

Muligheten til å dokumentere arbeidet bidrar også til å øke modenheten i Blue Water Shippings samlede compliance-program.

«Det styrker modenheten i compliance-arbeidet fordi dere faktisk kan dokumentere det dere gjør.»

Thorsten Kranz

Global Director Business Ethics and Compliance at Blue Water Shipping

For Blue Water Shipping er dokumentasjon derfor ikke bare en administrativ oppgave. Det er en viktig del av å kunne vise hvordan organisasjonen jobber med compliance.

Thorsten fremhever også betydningen av dokumentasjon når det gjelder å redusere risikoen for regulatoriske utfordringer som følge av mangelfull dokumentasjon.

Gjør risiko enklere å forstå

Et område der Blue Water Shipping oppdaget uventet stor verdi, var Cerivos risikomodul.

Teamet begynte å bruke modulen til å registrere risikoer, legge til risikoreduserende tiltak og visualisere resultatene. De oppdaget raskt at den visuelle tilnærmingen gjorde det enklere å kommunisere risiko til personer som ikke jobber med risikostyring til daglig.

Da teamet presenterte dashboardet for Blue Water Shippings Risk Committee, ble verdien tydelig.

«Dashboardet gjør risiko utrolig enkelt å forklare. Alle forstår grønt, gult og rødt. Det gir ledelsen umiddelbar oversikt over hvor vi bør rette oppmerksomheten.»

Thorsten Kranz

Global Director Business Ethics and compliance at Blue Water Shipping

Den visuelle oversikten gjør det enkelt for teamet å identifisere hvilke risikoer som krever mest oppmerksomhet, og å ta disse prioriteringene med inn i dialogen med ledelsen.

«Du kan veldig raskt vise de tre viktigste og si: Det er disse vi må sette oss ned og se nærmere på.»

Thorsten Kranz

Global Director Business Ethics and Compliance at Blue Water Shipping

For Blue Water Shipping betyr dette at kompleks risikoinformasjon blir enklere å forstå, diskutere og handle på.

Støtter Blue Water Shippings ISO 27001-sertifisering

Verdien av strukturert dokumentasjon ble særlig tydelig i Blue Water Shippings arbeid med ISO 27001.

Cerivo brukes til å dokumentere kontrollene som er knyttet til selskapets Information Security Management System. Det gir Blue Water Shipping en strukturert måte å dokumentere arbeidet på gjennom sertifiseringsprosessen.

Ifølge Thorsten ble verdien også tydelig under selskapets ISO 27001-sertifisering.

«En av grunnene til at vi oppnådde ISO 27001-sertifiseringen, var at vi kunne dokumentere kontrollene våre i Cerivo. Revisorene kunne ganske enkelt åpne en kontroll, gjennomgå dokumentasjonen og gå videre.»

Thorsten Kranz

Global Director Business Ethics and Compliance at Blue Water Shipping

Den strukturerte dokumentasjonen gjorde det enkelt for revisoren å gjennomgå de relevante kontrollene og tilhørende dokumentasjonen.

Som Thorsten beskriver det, kunne revisoren åpne en kontroll, se dokumentasjonen og bekrefte at den var på plass.

«De kunne ganske enkelt gå inn og se: Kontroll nummer én – dokumentasjonen er der. Ferdig. Sjekk. Videre.»

Thorsten Kranz

Global Director Business Ethics and Compliance at Blue Water Shipping

Det er et konkret eksempel på hvordan struktur i compliance-arbeidet ikke bare gjør det enklere å håndtere internt, men også å dokumentere eksternt når det gjelder.

En plattform utviklet gjennom samarbeid

Blue Water Shippings bruk av Cerivo har utviklet seg betydelig siden starten, og den løpende dialogen med Cerivo-teamet har vært en viktig del av reisen.

Gjennom årene har Thorsten delt ideer, behov og tilbakemeldinger direkte med menneskene bak plattformen og sett produktet fortsette å utvikle seg.

For Thorsten har det å bli hørt og ha enkel tilgang til teamet bak Cerivo vært en viktig del av samarbeidet.

«Du kan ringe. Du kan skrive. Problemet blir kanskje ikke løst der og da, men du vet at du blir hørt.»

Thorsten Kranz

Global Director Business Ethics and Compliance at Blue Water Shipping

Den løpende dialogen har hjulpet Blue Water Shipping med å utforske nye måter å bruke Cerivo på etter hvert som selskapets compliance-program har utviklet seg.

Det som startet som et behov for mer strukturert dokumentasjon, har gradvis blitt utvidet til andre områder etter hvert som organisasjonen har funnet flere måter å bruke plattformen på.

Gjør kompleks compliance håndterbar

For Blue Water Shipping ligger ikke verdien av Cerivo i én enkelt funksjon.

Det er kombinasjonen av å skape struktur i dokumentasjonen, gjøre risiko enklere å forstå, støtte arbeidet med ISO 27001 og tilby en plattform som flere deler av organisasjonen kan bruke etter hvert som compliance-behovene utvikler seg.

Det som startet som et behov for mer strukturert GDPR-dokumentasjon, har blitt en bredere måte for Blue Water Shipping å jobbe med compliance, informasjonssikkerhet og risiko på.

Gjennom hele reisen har den grunnleggende verdien vært den samme: å gjøre komplekst compliance-arbeid enklere å strukturere, dokumentere, forstå og kommunisere.