”Cerivo gör komplex compliance enklare att arbeta med.”

Compliance är komplext. Att hantera compliance behöver inte vara det.

För Blue Water Shipping började resan med ett behov av en mer strukturerad metod för GDPR-dokumentation, vilket har utvecklats till ett bredare sätt att hantera regelefterlevnad, informationssäkerhet och risker.

Idag hjälper Cerivo Blue Water Shipping att strukturera sitt arbete med regelefterlevnad, dokumentera kontroller för ISO 27001 och omvandla komplexa risker till tydliga, visuella insikter som är lättare att kommunicera inom hela organisationen.

För Thorsten Krams, Global Director of Business Ethics & Compliance på Blue Water Shipping, är en av Cerivos främsta styrkor förmågan att göra komplext efterlevnadsarbete mer hanterbart.

”Regelefterlevnad är till sin natur komplext. Cerivo hjälper oss att förenkla komplexiteten till en nivå där vi faktiskt kan arbeta med den – och kommunicera den till resten av organisationen.”

Thorsten Krams

Global Director Business Ethics and Compliance på Blue Water Shipping

Struktur i regelefterlevnaden

Blue Water Shipping började ursprungligen arbeta med Cerivo eftersom företaget behövde ett mer strukturerat system för att dokumentera sina efterlevnadsaktiviteter, särskilt gällande GDPR och dataskydd.

Med tiden upptäckte företaget dock att plattformen kunde stödja mycket mer än det ursprungliga användningsområdet.

Idag använder Blue Water Shipping Cerivo inom tre huvudområden: dokumentation av dataskydd, kontroller kopplade till deras ledningssystem för informationssäkerhet (LIS), och riskhantering.

I takt med att företagets användning av plattformen har utvecklats har Cerivo blivit ett sätt att skapa struktur inom flera olika områden av Blue Water Shippings efterlevnadsarbete.

Starkare efterlevnad genom bättre dokumentation

För Thorsten är en av de tydligaste fördelarna med Cerivo möjligheten att dokumentera det efterlevnadsarbete som Blue Water Shipping redan utför.

Att ha ett strukturerat ramverk för dokumentation gör det lättare att påvisa aktiviteter och kontroller, istället för att bara förlita sig på att organisationen vet att de har genomförts.

Denna förmåga att dokumentera arbetet bidrar också till mognaden i Blue Water Shippings övergripande efterlevnadsprogram.

”Det stärker er efterlevnadsmognad eftersom ni faktiskt kan dokumentera vad ni gör.”

Thorsten Kranz

Global Director Business Ethics and Compliance på Blue Water Shipping

För Blue Water Shipping är dokumentation därför inte bara en administrativ uppgift. Det är en viktig del i att kunna visa hur organisationen arbetar med efterlevnad.

Thorsten pekar också på vikten av dokumentation när det gäller att minska risken för regulatoriska problem kopplade till bristfällig dokumentation.

Gör risker lättare att förstå

Ett område där Blue Water Shipping upptäckte oväntat värde var Cerivos riskmodul.

Teamet började använda modulen för att registrera risker, lägga till åtgärder och visualisera resultaten. De insåg snabbt att det visuella tillvägagångssättet gjorde det lättare att kommunicera risker till personer som inte arbetar med det dagligen.

När teamet presenterade instrumentpanelen för Blue Water Shippings riskkommitté blev värdet tydligt.

"Instrumentpanelen gör risker otroligt lätta att förklara. Alla förstår grönt, gult och rött. Det ger ledningen en omedelbar överblick över var vi bör fokusera vår uppmärksamhet."

Thorsten Kranz

Global Director Business Ethics and Compliance på Blue Water Shipping

Den visuella översikten ger teamet ett enkelt sätt att identifiera vilka risker som kräver mest uppmärksamhet och gör det lättare att lyfta dessa prioriteringar i samtal med ledningen.

”Du kan väldigt snabbt visa de tre viktigaste och säga: Det är dessa vi behöver sätta oss ner och titta på.”

Thorsten Kranz

Global Director Business Ethics and Compliance på Blue Water Shipping

För Blue Water Shipping förvandlar detta komplex riskinformation till något som är lättare att förstå, diskutera och agera utifrån.

Stöd för Blue Water Shippings ISO 27001-certifiering

Värdet av strukturerad dokumentation blev särskilt tydligt i Blue Water Shippings arbete med ISO 27001.

Cerivo används för att dokumentera kontrollerna kopplade till företagets ledningssystem för informationssäkerhet, vilket ger Blue Water Shipping ett strukturerat sätt att visa upp sitt arbete under certifieringsprocessen.

Enligt Thorsten var detta något som även uppmärksammades under företagets ISO 27001-certifiering.

”En av anledningarna till att vi uppnådde vår ISO 27001-certifiering var vår förmåga att dokumentera våra kontroller i Cerivo. Revisorer kunde helt enkelt öppna en kontroll, granska dokumentationen och gå vidare.”

Thorsten Kranz

Global Director Business Ethics and Compliance på Blue Water Shipping

För revisorn gjorde den strukturerade dokumentationen det enkelt att granska relevanta kontroller och underlag.

Som Thorsten beskriver det kunde revisorn gå in i en kontroll, se dokumentationen och verifiera att den fanns på plats.

”De kunde helt enkelt gå in och se: kontroll nummer ett, dokumentationen finns där. Klart. Bocka av. Färdigt.”

Thorsten Kranz

Global Director Business Ethics and Compliance på Blue Water Shipping

Det är ett konkret exempel på hur struktur i efterlevnadsarbetet inte bara gör det lättare att hantera arbetet internt, utan även att visa upp det externt när det väl gäller.

En plattform formad genom samarbete

Blue Water Shippings användning av Cerivo har utvecklats avsevärt sedan starten, och en viktig del av den resan har varit den löpande dialogen med teamet på Cerivo.

Genom åren har Thorsten delat med sig av idéer, behov och feedback direkt till personerna bakom plattformen och sett produkten fortsätta att utvecklas.

För Thorsten har det varit en viktig del av samarbetet att bli hörd och ha enkel tillgång till teamet bakom Cerivo.

”Du kan ringa. Du kan skriva. Problemet kanske inte löses här och nu, men du vet att du blir hörd.”

Thorsten Kranz

Global Director Business Ethics and Compliance på Blue Water Shipping

Den löpande dialogen har hjälpt Blue Water Shipping att utforska nya sätt att använda Cerivo i takt med att deras efterlevnadsprogram har utvecklats.

Det som från början var ett behov av mer strukturerad dokumentation har gradvis expanderat till andra områden i takt med att organisationen har upptäckt fler sätt att använda plattformen.

Gör komplex efterlevnad hanterbar

För Blue Water Shipping definieras inte Cerivos värde av en enskild funktion.

Det är kombinationen av att skapa struktur i dokumentationen, göra risker lättare att förstå, stödja arbetet kring ISO 27001 och tillhandahålla en plattform som kan användas av fler delar av organisationen i takt med att behoven av efterlevnad växer.

Det som började som ett behov av mer strukturerad GDPR-dokumentation har blivit ett bredare sätt för Blue Water Shipping att arbeta med efterlevnad, informationssäkerhet och risk.

Under hela den resan har det grundläggande värdet förblivit detsamma: att förvandla komplext efterlevnadsarbete till något som är lättare att strukturera, dokumentera, förstå och kommunicera.

‍

‍

‍